"Es ist wichtig in der agilen Projektwelt nicht die Übersicht zu verlieren und dabei vor allem die Balance zwischen iterativen Sprints und einer linearen Projektsteuerung zu halten."
Wissen
Agiles Projektmanagement mit Microsoft Azure DevOps
Eine angemessene Auseinandersetzung mit dem richtigen Tool zur Projektsteuerung ist das Fundament für den Projekterfolg. David Gehling, Consultant CPM bei der drjve AG, hat das Thema Agiles Projektmanagement mit Microsoft Azure DevOps für den nachfolgenden Beitrag aufbereitet und die Lösung für uns genau unter die Lupe genommen.
Der Artikel umfasst, nach einer einleitenden Problemstellung und Hinführung zum Thema, einen Blick auf die Bestandteile von Microsoft Azure DevOps Project Management zur Gestaltung und Durchführung der Projektsteuerung bei CPM-Projekten. Eine nachgestellte Gegenüberstellung und Bewertung sollen bei der Einordnung helfen und die initial aufgestellte Problemstellung beleuchten.
Projekte, gerade im Bereich der Software-Implementierung im CPM zeichnen sich durch zahlreiche und verschiedenste Komplexitätstreiber aus. Die in der Praxis verwendeten klassischen Werkzeuge und Methoden zur Projektsteuerung stoßen aufgrund der Komplexität an ihre Grenzen und können so zu Widerständen und Verzögerungen in einem CPM Projekt führen. Eine Problematik, die durch eine angemessene Auseinandersetzung mit dem richtigen Tool zur Projektsteuerung vermeidbar ist.
In der Implementierung von CPM Lösungen, insbesondere in bereits bestehenden und häufig heterogen gewachsenen Systemlandschaften, existieren prozessuale und technische Abhängigkeiten. Diese stellen Projekte als Ganzes vor gestalterische Herausforderungen und erschweren die definierte Zielerreichung.
CPM Projekte weisen hier erfahrungsgemäß vielfach einen agilen Ansatz auf, der auf einem zumeist dynamischen Umfeld begründet ist.
Die agile Vorgehensweise nach SCRUM, bietet einen hilfreichen Methodenrahmen zur Strukturierung von Arbeitspaketen und Inhalten und verfolgt insgesamt einen iterativen Weg zum Zielbild. Agile und agil getriebene Projekte erfordern hier ein hohes Maß an internen und externen Abstimmungen, Justierung und Übersicht.
Dies lässt sich über klassische Ablaufpläne und starr vergebene Prioritäten immer herausfordernder in einem ökonomischen Maßstab umsetzen. In einer agilen Projektlandschaft tragen Transparenz und Nachvollziehbarkeit essenziell zur Zielerreichung bei. Das Maß an Transparenz und Nachvollziehbarkeit hat eine beinahe fundamentale Bedeutung, um Absprachen nicht innerhalb der verschiedenen Kommunikationswege - von E-Mail bis zu diversen Teams-Chats - zu verlieren. Durch einen agilen, iterativen Projektaufbau ergeben sich Änderungen in den Anforderungen, Erweiterungen und Anpassungen nahezu zwangsläufig. Diese auch nachträglich eindeutig nachvollziehbar zu machen, muss Anforderung an ein Tool sein, das für eine Koordinierung der Projektinhalte verwendet wird.
Wie kann ich möglichst einfach, aber möglichst umfänglich ein Projekt zur Steuerung abbilden?
Lösungsansätze reichen in der Praxis von der Nutzung einer manuell verwalteten Exceltabelle bis hin zu einer speziell zugeschnittenen Software. Selbstredend wird in der Praxis vor dem Einsatz eines Tools eine Abwägung der Wirtschaftlichkeit vorgenommen – und doch werden, meiner Erfahrung nach, Projektrisiken zu den Schlagworten Zeit, Transparenz und Abstimmung, besonders im agilen Bereich in auffälliger Form unterschätzt. Die Anforderungen an diese Projektsäulen sollten vor der Auswahl einer Projektsteuerungslösung daher bewusst sein und in diese einfließen.
Microsoft Azure DevOps wird zur zentralen Anlaufstelle innerhalb eines Projektes.
Die Software adressiert die oben genannten Anforderungen und bietet über die Abbildung des Themenkataloges, dem Backlog, einer Sprint Aufteilung und einer integrierten Kommunikationsplattform, eine zentrale Anlaufstelle innerhalb eines Projekts. Das schafft bei der konsequenten Nutzung des Werkzeugs eine gemeinsame Informationslage und Fortschrittsüberblick und unterstützt flankierend die Projektsteuerung. Speziell in agilen Projekten kann die konsequente Nutzung für Klarheit über die Steuerungsgrößen Zeit, Ressourcen und Engpässe sorgen.
Der Aufbau von Microsoft DevOps im Überblick
Azure DevOps stellt unter einem Dach verschiedene Werkzeuge für die Softwareentwicklung zur Verfügung. Hauptbestandteile sind das Tracken aktueller Stände innerhalb eines Projekts, Verwaltung von Projektständen und Testphasen.
Prozessgedanke und Projektabbildung
Der Prozessgedanke von DevOps findet sich durchgängig in der Bedienung wieder. Aufgaben betten sich einerseits in einer hierarchischen Struktur ein und durchlaufen konsequent die Statuskette von „Draft“ bis „Done“- kein neues Konzept, aber hilfreich für das Gesamtbild.
Als zentrales Element kann Azure DevOps die Entwicklungsteams mit den Kunden und ihren Anforderungen verbinden und ein gemeinsames Verständnis von Meilensteinen und Ziel Erreichung schaffen.
Reibungsverluste und Schnittstellen werden durch einen zentralen Ansatz von Themenübersicht, Verantwortlichkeiten, Kommunikation und Ablagemöglichkeit verringert.
Damit die Vorteile der Software in auch personell und zeitlich größeren Projekten funktionieren, bedarf es jedoch einem einheitlichen Verständnis zur Nutzung und manuellen Aktualisierung sowie Verwaltung des aktuellen Status quo.
Zum Verständnis über die technischen Bestandteile der Azure DevOps Software, werden diese nachfolgend aufgeführt:
Backlog und Boards
Je Projekt ist ein eigenes Projektboard das Fundament der Inhalte in Azure DevOps. Innerhalb dieses Board verästeln sich die Inhalte bezüglich der Arbeitspakete, Verantwortlichkeiten und des Ablaufplanes. Das Backlog versammelt als gesamtheitlicher Speicher, die verschiedenen Teilbereiche des Projekts und dient als inhaltliche Basis, auf der die weitere Planung prioritätsbasiert stattfindet. Innerhalb des Backlog lassen sich Arbeitspakete anlegen und mit Inhalten füllen. Die systematische Besprechung des Backlog ist auch Gegenstand des SCRUM Regeltermines „Backlog Refinement“ und bietet erfahrungsgemäß den Projektbeteiligten einen gut strukturierten Überblick über die aktuell diskutierten Themen.
User Stories und Tasks
Im Projektalltag funktioniert die im Azure DevOps vorhandene SCRUM Gliederung nach dem Aufbau Feature -> User Story -> Task. Diese Hierarchie ist im Backlog ersichtlich. Hier sammeln sich alle Aufgaben und Arbeitspakete. Eine zeitliche Zuordnung ist hier noch nicht notwendig. Basierend auf diesem Speicher an Themengebieten im Projekt wird iterativ in den jeweiligen SCRUM Regelterminen eine zeitliche Zuordnung zu den tatsächlichen Sprints getroffen.
Das Feature dient auf oberster Stufe als Hierarchieebene für die Abbildung von Teilprojekten. So kann man in der Gesamtliste, dem Backlog, schnell einen Eindruck über die Bestandteile des Gesamtprojekts gewinnen.
User Stories bilden die einzelnen Arbeitspakete ab und sind einem Feature zugeordnet. Die Formulierung der User Story und die zur Bearbeitung der User Story erforderlichen Informationen werden auf das Element geschrieben und können in dem Description Feld detailliert beschrieben werden. Die User Story kann zudem mit Verantwortlichkeiten, unterschiedlichen Arbeitsständen (z.B. To Do, Approved, in Development, Testing, Done) ergänzt werden. Die Pflege des State ist für eine erfolgreiche Nutzung des Tools regelmäßig durchzuführen. Unregelmäßig oder nicht gepflegte User Stories und Tasks machen die Zuordnung, Kapazitätsplanung und Verwaltung eines Projekts mit Azure DevOps unsauber und fehleranfällig. Das Zielbild liefert eine stete Aussage über die Frage „wer macht wann was? - und die Aufteilung der Arbeit“.
Sprint
Der Sprint hilft die Priorität der definierten Teilgebiete und User Stories zu setzen, ein einheitliches Verständnis der Arbeitspakete zu vermitteln und dadurch Verbindlichkeit in der Zielerreichung zu schaffen. Azure DevOps unterstützt dies visuell sowie durch sein Messaging und den Änderungslog.
Aufbauend auf den von den Stakeholdern definierten User Stories, die sich in der Liste des Backlog befinden, werden aus eben diesem Backlog, die vor einer Sprint Iteration beschriebenen Aufgabenpakete in die Sprint Struktur des Azure DevOps eingeordnet und so zeitlich priorisiert.
Aufgenommen in die Sprint Ansicht im Azure DevOps werden nur so viele User Stories kreiert, wie Kapazität in der Entwicklung vorliegt. Themen, die ebenfalls wichtig sind, aber möglicherweise realistisch nicht mit der Kapazitätsplanung in Einklang zu bringen sind, wandern konsequent in den nächsten Sprint!
So können sich alle Projektbeteiligten auf ein real erreichbares Zielbild einstimmen. Die visuelle Zuordnung in Azure DevOps macht es zudem einfacher, sich auf die aktuell relevanten Themengebiete zu konzentrieren. Ziel ist es, Themen und User Stories in einem gesetzten Zeithorizont abzuschließen und die Verschleppung von Projektinhalten zu vermeiden. Dieses gängige Projektrisiko kann durch Azure DevOps dank größtmöglicher Transparenz in Information, Kommunikation und Themeninhalten zu vermeiden werden.
Innerhalb einer 2 Wochen dauernden Sprint Struktur, kann hierzu über die eingebaute Kommunikationsfunktion innerhalb einer jeden Story Kachel die Kommunikation zum jeweiligen Inhalt stattfinden. Darüber hinaus sind Status Änderungen über Drop Down und/oder Tags möglich. Das schafft ein transparentes Vorgehen, macht inhaltliche Entwicklungen innerhalb eines Themas nachvollziehbar und bietet allen an dem Aufgabenpaket beteiligten Personen eine einheitliche und vollständige Informationsgrundlage. Die zusätzliche Möglichkeit die verantwortlichen Personen zu adressieren, vermeidet Missverständnisse.
Queries for Export
Ein Tool zur Verwaltung und Strukturierung eines Projektes kann nicht jedes Szenario flächendeckend abdecken. Daher ist eine individuell konfigurierbare und flexible Exportfunktion der Inhalte eine bequeme Art die oben beschriebenen Inhalte für nachgestellte Systeme, zum Beispiel zur Rechnungsstellung, über die Projektsteuerung hinaus zu berücksichtigen.
Möglichkeiten zum Export von Sprint, Kapazität und Themen Verantwortlichen bietet der Query Export. Der Query Export bietet die Funktion der Definition, Ausführung und Speicherung von Exporten für unterschiedliche Anwendungsfälle. Das vermeidet einen Lock-in Effekt der Daten und macht die Pflege der Daten möglich. Darüberhinaus werden manuelle Aufwände vermieden. Das bedeutet: weniger Zeit in manuelle Überträge und Abgleich, dafür mehr Zeit und Fokus auf Projektinhalte.
Der Blick über den Tellerrand: Bewertungsparameter für Microsoft Azure DevOps
Anknüpfend an die Bestandteile der Software Azure DevOps, visualisiert die folgende Gegenüberstellung die Vorteile und Nachteile zu anderen gängigen Lösungen.
Transparenz: Bewertet ob zeitliche und inhaltliche Änderungen der Arbeitsschritte nachvollzogen werden können.
Verantwortlichkeiten: Abbildung von Verantwortlichkeiten, Tasks, User Stories, Feature Ebene
Kommunikationsmöglichkeit: Bewertet die themenbezogene, inhaltliche Auseinandersetzung innerhalb des Tools.
Abbildung technischer Inhalte: Möglichkeit zur Darstellung der User Story, Ableitung von Arbeitsschritten (Tasks) und vorhalten von Anhängen.
Zeitleiste: Möglichkeit einer visuellen Darstellung der Zeitleiste im Gesamtprojekt
Administrativer Aufwand: Manueller Pflegeaufwand der Inhalte
Kompatibilität: Verwendung zur weiteren Datengrundlage als Export für Folgesysteme
"Azure DevOps erfindet das Rad nicht neu, macht aber vieles einfacher - gebündelt an einem zentralen Ort."
Die oben angebrachten Punkte und Funktionen lassen sich in ähnlicher Form in klassischen und gängigen Alternativen wiederfinden. Beispielsweise bieten (digitale) Whiteboards sehr wohl eine gute Möglichkeit auch visuelle Abhängigkeiten darzustellen und Verantwortlichkeiten oder Zeitleiten zu dokumentieren. Jedoch vermisse ich hier häufig den Ansatz, inhaltlichen Korrespondenzen oder technische Anhänge mitpflegen zu können. Dies macht den Ansatz nur auf einem sehr hohen Fluglevel nutzbar.
Zudem kann eine detaillierte Auseinandersetzung, speziell bei komplexen und größer werdenden Projekten nicht umfassend abgebildet werden. Auch Aspekte wie eine sinnvolle, weiterführende Verwendung der erarbeiteten Arbeitsschritte über Exportmöglichkeiten sind in einer so offenen Struktur und zumeist proprietären Lösung wie einem (digitalen) Whiteboard (z.B. Mural, Miro) schwierig bis unmöglich.
Zusammenfassung und Schlussbetrachtung
Azure DevOps vereint viele sinnvolle Aspekte moderner Projektsteuerung. Die Möglichkeit sein Projekt in eine standardisierte Struktur einzubetten und dennoch individuelle Anpassungen zu besitzen, findet auf einem guten Mittelweg statt.
Es gibt eine Vielzahl an Projektsteuerungslösungen je nach Projektart und Größe in den verschiedensten Ausprägungen. Der Weg zum richtigen Projektsteuerungswerkzeug wird erfahrungsgemäß häufig über Gewohnheit und Pragmatismus bestimmt. Die obige Darstellung soll aufzeigen, dass es sich lohnt auch hin und wieder über den Tellerrand hinaus zu blicken und unbekannte Tools und Ansätze zu erproben. Das Internet ist voll von umfangreichen und praxisorientierten Anleitungen für quasi jeden Anwendungsfall und für jedes Skilllevel.
Gerade der pragmatisch getriebene Ansatz durch digitale Whiteboards, Kanban Boards oder der „gleich-alles-in-Excel“ Weg, der anfänglich sicherlich auch zu einer Art von Übersicht beiträgt, erweist sich langfristig oft als schwierig und unflexibel.
So verliert man beispielsweise in Excel Lösungen ein hohes Maß an Übersicht, Projektverlauf und Zeit durch manuelle Pflege und Abstimmung. Reibungsverluste durch fehlende Übersicht und fehlendem aktuellen Status sind nicht selten die Folge. Resultierende Mehraufwände in Zeit und monetärem Einsatz lassen sich häufig so schon im Voraus reduzieren.
Bei der Auswahl einer passenden Projektsteuerungslösung gibt es leider Muster nach dem Vorsatz „One-size-fits-all“. Jedoch sind Tools, die ein Framework bieten hilfreich und schaffen auch über einzelne in sich abgeschlossene Projekte hinaus die Möglichkeit ein Maß an Standardisierung zu erreichen.
Letztendlich ist eine Standardisierung und die Gewohnheit auch mit komplexeren Software Lösung dauerhaft zu arbeiten, ein Weg, der es allen Beteiligten leichter macht sich in den agilen Strukturen und den daraus entstehenden komplexen Fragestellungen leichter zu orientieren. So liegt der Fokus auf den definierten Aufgaben und weniger Zeit geht verloren in dem Versuch einen Überblick über den aktuellen Status zu gewinnen.
Ein vereinheitlichendes System, wie Azure DevOps, dass Kommunikation zentral und transparent gestaltet, Themeninhalte visuell nachvollziehbar darstellt und bei durchgängiger Nutzung als Tool in den Hintergrund rückt, kann der Weg zu einem solchen standardisierten Weg sein.
Kommen Sie bei Rückfragen gerne auf mich zu!
David Gehling
Senior Consultant