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Power BI Planung, Forecasting und Budgetierung mit Aimplan

In der Welt des Business Intelligence hat sich Microsoft Power BI über die letzten Jahre als unbestrittener Marktführer etabliert. Mit einer beeindruckenden Entwicklungsgeschwindigkeit und einer Fülle von monatlich neuen Features setzt Microsoft kontinuierlich neue Maßstäbe in der Branche. Doch trotz seiner Vorreiterrolle im Analysebereich mangelt es dem Tool an geeigneten Planungsfunktionalitäten. Das schwedische Unternehmen Aimplan hat es sich zum Ziel gesetzt, dieses Problem zu beseitigen und Microsoft Power BI als All-In-One-Lösung im FP&A Sektor zu etablieren. Dieser Blogbeitrag stellt Aimplan vor und hebt seine Differenzierungsmerkmale zu anderen Wettbewerbern hervor. 

Datenintegration mit Aimplan: Kein zusätzlicher Aufwand für die Anwender

In der Regel wird die Planung basierend auf der aktuellen Unternehmensstruktur entwickelt und richtet sich nach den strategischen Zielen des Unternehmens. Dabei ist es entscheidend, einen umfassenden und transparenten Einblick in die aktuelle Situation des Unternehmens zu erhalten. Aus datentechnischer Sicht bedeutet dies, dass die für die Strategie relevanten Faktoren an einem zentralen Ort zur Verfügung stehen müssen, um als Grundlage für die Planung genutzt werden zu können. Obwohl die meisten notwendigen Daten bereits in Power BI vorhanden sind, benötigen viele BI-Tools und CPM-Systeme die Daten in ihren eigenen Datenbanken, um sie anschließend weiterverarbeiten zu können. Dies führt nicht nur zu einer Vervielfachung bereits bestehender Datenintegrationen und Geschäftslogiken, sondern birgt auch das Risiko, dass die Zahlen am Ende nicht übereinstimmen. 

Aimplan fährt einen alternativen Ansatz und nutzt das bereits in Power BI bestehende Datenmodell inklusive der gespeicherten Daten weiter.  

Zusätzlich benötigte Daten werden einfach über eine Eingabemaske in Power BI hinzugefügt und in einer Azure-Instanz gespeichert. Da Aimplan die Infrastruktur hierfür liefert, muss keine zusätzliche Datenbank bereitgestellt werden. 

Der große Vorteil ist hierbei, dass die Anwender ohne zusätzlichen Aufwand direkt mit der Nutzung Aimplans beginnen können. 

Modellierung: Aimplan greift auf die bereits bestehenden Ressourcen zurück

Neben der notwendigen Bereitstellung der technischen Infrastruktur, bedeutet die Einführung eines neuen BI- oder CPM-Systems meist einen beträchtlichen Entwicklungsaufwand. Abhängig vom System müssen die gewünschte Struktur und die damit verbundenen Prozesse aufgebaut werden. Diese Modellierung erfordert nicht nur ein hohes Maß an fachlichem Wissen, sondern auch technische Kenntnisse in dem entsprechenden System. Dieses Know-How muss entweder intern aufgebaut oder extern ausgelagert werden, was respektiv zusätzliche Ressourcen bindet beziehungsweise Kosten verursacht. 

Auch hier geht Aimplan einen alternativen Weg und macht sich die bereits bestehenden Ressourcen zu Nutze: Das vorhandene Datenmodell in Power BI wird lediglich um die für die Planung benötigten Daten angereichert. Zudem bleibt Power BI als Benutzeroberfläche und wird lediglich um Masken zur Datenerfassung erweitert. Diese können standardmäßig über den Microsoft Marketplace hinzugefügt und in Power BI konfiguriert werden. Mit der nahtlosen Integration von Aimplan in Power BI werden bestehende Ressourcen effizient genutzt und weitere Synergieeffekte geschaffen.  

Funktionalität

Der Self-Service Ansatz von Microsoft Power BI hat es ermöglicht viele manuelle Tätigkeiten und Prozesse zu automatisieren. Trotzdem finden weiterhin viele Tätigkeiten rund um das Thema Planung außerhalb von Power BI statt. Woran liegt das? 

Ein Grund hierfür stellt die fehlende Funktionalität zur Datenerfassung dar. Aimplan löst dieses Problem, indem es ermöglicht Daten flexibel in frei konfigurierbaren Tabellen zu einzugeben. Hierbei steht es dem Nutzer frei, ob er Top-Down, Bottom-Up oder gemischt planen möchte. Zudem können auch Planungsvorschläge anhand von Vorjahreszahlen, Parametern oder komplexen AI-Modellen per Knopfdruck generiert werden. Auch die Pflege und Erweiterung von Stammdaten kann mit Hilfe der Aimplan Funktionalitäten geschehen. Potenzielle Validierungsregeln und automatisch erzeugte Audit Trails sorgen hierbei für eine Verbesserung der Datenqualität und die notwendige Transparenz. 

Leider mangelt es Microsoft Power BI aktuell auch noch an Möglichkeiten Berichte mit Spalten- und Zeilenstruktur individuell zu konfigurieren. Insbesondere für das Reporting von Finanzberichten wie GuV, Bilanz oder Cashflow Rechnung fehlt die Möglichkeit diese wie gewünscht darzustellen. Dank der freien Konfiguration von Spalten- und Zeilenelementen kann in Aimplan ein Bericht gemäß individueller Anforderung erstellt werden. 

Abschließend erweitert Aimplan die bereits bestehenden Kollaborationsmöglichkeiten innerhalb von Power BI, da es über eine datenpunktbasierte Kommentarfunktion verfügt. Dadurch können sämtliche Planungswerte detailliert mit Kommentaren versehen werden, um die Kommunikation zwischen den Anwendern zu erleichtern. Wie alle Eingaben erfolgt dies in Echtzeit und verhindert potenzielle Datenredundanzen zwischen den einzelnen Planern.  

Unser Fazit zu Aimplan

Aimplan ergänzt Microsoft Power BI nahtlos, indem es entscheidende Planungsfunktionen bereitstellt, um Power BI zu einer umfassenden All-in-One-Lösung zu machen. Durch effiziente Datenintegration und Modellierung nutzt Aimplan vorhandene Ressourcen optimal aus. Die flexible Dateneingabe und individuelle Berichtskonfiguration erleichtern die tägliche Arbeit, während die datenpunktbasierte Kommentarfunktion die Kollaboration verbessert. Aimplan schließt somit die Lücken von Power BI im Bereich der Planungsfunktionalitäten und bietet Unternehmen eine integrierte Lösung für Analyse und Planung innerhalb einer vertrauten Umgebung. Unterm Strich bietet Aimplan durch die effiziente Nutzung vorhandener Infrastruktur und Ressourcen eine kostengünstige Lösung für Unternehmen, die ihre Planungsprozesse optimieren möchten. 

 

Erfahren Sie mehr über Aimplan und lassen Sie uns persönlich sprechen. 

 

Jetzt Kontakt aufnehmen

Über den Autor: Merlin Höckendorff, Senior Consultant bei der drjve AG, ist seit 2017 als Berater im Bereich FP&A tätig und gehört seit 2024 zum Team. Seine Expertise liegt in den Kernbereichen Planung, Reporting und Forecasting sowie in der Implementierung von CPM- und BI-Lösungen. Durch seine umfassende Kenntnis verschiedener Softwarelösungen ist er in der Lage, maßgeschneiderte Lösungen für Kunden aus diversen Branchen zu entwickeln. Im Vordergrund steht hierbei die Automatisierung von Prozessen sowie die Optimierung bestehender Arbeitsabläufe. 

Ankündigung Workshop: 

Für Power BI Key User auf Unternehmensseite mit Interesse an Planungslösungen innerhalb von Microsoft Power BI bietet Merlon Höckendorff am 18.06.2024 einen kostenlosen Onlineworkshop an. Um an dem Workshop teilnehmen zu können, sind fortgeschrittene Kenntnisse in DAX und Power Query notwendig. 

Erfahren Sie mehr über den Workshop hier.

Bei Fragen kommen Sie gerne direkt auf mich zu:

Merlin Höckendorff

Senior Consultant

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